Instrumentos Archivísticos

Los Instrumentos Archivísticos son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivista.

• Tablas de retención documental (TRD):

• Inventario documental (ID):

• Cuadro de clasificación documental (CCD):

• Plan institucional de archivos de la entidad (PINAR):

• Programa de gestión documental (PGD):

• Modelo de requisitos para G.D.E (MR): 

• Tablas de control de acceso (TCA):

• Bancos terminológicos (BT): 

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?. La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos.

El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. 

Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de Clasificación Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la SDH y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias.

Plan Institucional de Archivos-PINAR. Es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planeación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su origen final, con el objeto de facilitar su actualización y conservación.

Conjunto de estándares aplicados para la gestión electrónica de documentos, archivo electrónico, acceso, valor probatorio y admisibilidad de la información definidos como requisito funcional de los sistemas de información institucionales en cumplimiento de las especificaciones técnicas de interoperabilidad descritas en la Estrategia de Gobierno en Línea.

Este documento se encuentra en fase de aprobación.

conjunto de políticas, directrices, procedimientos, controles y medidas de seguimiento que implementa una organización para asegurar la protección y acceso a la información organizacional. 

Ofrecer a las organizaciones los mecanismos “para proteger la información contra el acceso, recolección, divulgación, eliminación, alteración y/o destrucción no autorizada.

Los bancos terminológicos son “el registro de conceptos o términos, realizado con el fin de ser utilizado por la investigación, donde los datos van acompañados de referencias, definiciones y otras informaciones auxiliares para su mejor comprensión y utilización".