Gestión Documental

nuestro tecnologo de gestión documental se basa en el estudio de los archivos y el ciclo vital de los mismo teniendo en cuanta los parámetros los cuales se deben seguir para su correspondiente clasificación ademas de procesos de tramite de gestión, y la valoracion, seguridad y confidencialidad de los mismos.

Instrumentos Archivísticos

Los Instrumentos Archivísticos son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivista.

• Tablas de retención documental (TRD):

• Inventario documental (ID):

• Cuadro de clasificación documental (CCD):

• Plan institucional de archivos de la entidad (PINAR):

• Programa de gestión documental (PGD):

• Modelo de requisitos para G.D.E (MR): 

• Tablas de control de acceso (TCA):

• Bancos terminológicos (BT): 

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?. La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos.

El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. 

Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de Clasificación Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la SDH y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias.

Plan Institucional de Archivos-PINAR. Es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planeación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su origen final, con el objeto de facilitar su actualización y conservación.

Conjunto de estándares aplicados para la gestión electrónica de documentos, archivo electrónico, acceso, valor probatorio y admisibilidad de la información definidos como requisito funcional de los sistemas de información institucionales en cumplimiento de las especificaciones técnicas de interoperabilidad descritas en la Estrategia de Gobierno en Línea.

Este documento se encuentra en fase de aprobación.

conjunto de políticas, directrices, procedimientos, controles y medidas de seguimiento que implementa una organización para asegurar la protección y acceso a la información organizacional. 

Ofrecer a las organizaciones los mecanismos “para proteger la información contra el acceso, recolección, divulgación, eliminación, alteración y/o destrucción no autorizada.

Los bancos terminológicos son “el registro de conceptos o términos, realizado con el fin de ser utilizado por la investigación, donde los datos van acompañados de referencias, definiciones y otras informaciones auxiliares para su mejor comprensión y utilización".

Importancia de las tic en la Gestión Documental

En la actualidad, el desarrollo e implementación de Programas de Gestión Documental en las empresas se facilita con la articulación y uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC. Aunque puede resultar aparentemente costoso, su implementación depende del tamaño de la empresa y de su producción documental, cuyo crecimiento debe estar controlado a través de políticas que minimicen el uso del papel, reduciéndolo sólo a aquellos documentos cuyo valor secundario obligue a la conservación permanente del mismo. Igualmente, el administrador de documentos debe hacer equipo con el ingeniero de sistemas para conseguir soluciones que faciliten la gestión de los documentos a través del uso de las herramientas tecnológicas de que se disponga en la entidad.

Sin embargo, se debe tener presente que el costo asociado al uso de las tecnologías, consiste en el vertiginoso desarrollo de las mismas, lo cual implica diseñar estrategias de migración de la información en períodos de tiempo determinados, hacia soportes más avanzados, según la evolución de los sistemas utilizados.

Importancia del los archivos desde el punto de vista físico e intangible

Importancia del archivo en físico:

Los elementos constitutivos de un archivo físico son dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que median entre ellos. El sitio de un documento de archivo está en el seno de un proceso funcional.

La organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:

1. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.

 2. Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.

 3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.

Importancia del archivo intangible:

La principal estructura que se utiliza para almacenar los datos en dispositivos de almacenamiento son los ficheros electrónicos, cuya organización se basa en la de los ficheros manuales.

Existen dos clases de ficheros:

1) Permanentes: son los que contienen información relevante para el programa. Existen tres clases de ficheros permanentes:

- Fichero maestro: contiene los datos indispensables para el funcionamiento de una aplicación determinada y muestra el estado actual de la misma, por ejemplo, el catálogo de una biblioteca.

 - Fichero constante: contiene un tipo de datos de carácter fijo, por ejemplo, un fichero que contuviese un alista de autoridades.

 - Fichero histórico: es el fichero donde van los registros eliminados del fichero maestro.

 2) Temporales: contienen información relevante para determinado programa, pero no para la aplicación en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros permanentes, como por ejemplo: una consulta. Existen dos tipos de ficheros temporales:

 - Intermedios: son los que almacenan resultados de un programa que han de ser utilizados por otro programa en una misma aplicación.

- De resultados, en los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un dispositivo de salida (impresora...etc.)

Importancia de la Gestión Documental

En las Organizaciones siempre la prioridad final es el Archivo, pero realmente no se dan cuenta de la importancia y el ahorro que pueden hacer implementando un Sistema de Gestión Documental.

El primer punto importante del manejo del Gestión Documental, es tener control, organización y tener todos los documentos debidamente centralizados. Después de cumplir con estos procesos, las Empresas tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la información.

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

• Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

• Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

• Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

• Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

• Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

• Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

• Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

• Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…

• Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

• Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.

• Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.

• Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…